Praca z dokumentami to codzienność każdego przedsiębiorcy. Mowa nie tylko o procedowaniu bieżących danych, ale również utylizacji tych, które nie są już wymagane przez prawo. Niszczenie dokumentacji powinno być przeprowadzone w specjalnych warunkach, sięgając po profesjonalne, w pełni bezpieczne metody. Które z nich praktykowane są najczęściej?

Metoda bezpiecznych pojemników

Profesjonalne niszczenie dokumentów metodą bezpiecznych pojemników znajduje zastosowanie przede wszystkim w przypadku, gdy do zniszczenia mamy papiery zawierające dane chronione prawnie. Tytułowe pojemniki mają różną pojemność, dlatego są w stanie zmieścić nawet duże ilości papieru. Cała procedura wygląda następująco:

• przedsiębiorca otrzymuje pojemniki, w których składowane są dokumenty do utylizacji,

• pojemniki są na bieżąco odbierane przez firmę zewnętrzną,

• dokumenty prosto z pojemników trafiają do specjalnych urządzeń niszczących,

• po zniszczeniu dokumentów następuje utylizacja ścinek, co uniemożliwia odtworzenie danych.

Więcej o metodzie bezpiecznych pojemników można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/.

Rozdrabnianie krzyżowe

Rozdrabnianie krzyżowe to technika, którą warto stosować w masowym niszczeniu dokumentów. Polega ona na cięciu papieru w dwóch kierunkach, co prowadzi do powstania niewielkich rozmiarów ścinek. Odtworzenie zawartych w dokumentach informacji jest więc praktycznie niemożliwe. Więcej na temat masowego niszczenia dokumentacji można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/. Warto pamiętać, że profesjonalne rozdrabnianie krzyżowe może być realizowane wyłącznie przy użyciu wysokiej jakości urządzeń. Niszczarki biurowe nie znajdują w tym przypadku zastosowania.

Incyneracja, czyli profesjonalne wypalanie

Incyneracja to nic innego, jak spalanie dokumentów w warunkach kontrolowanych. Odpowiednie procedury pozwalają zmienić papier w popiół, mając jednocześnie na uwadze ochronę środowiska naturalnego. Dzięki temu do atmosfery nie przedostają się substancje niebezpieczne.

Na czym polega profesjonalne niszczenie dokumentów?

Powyższe metody to jedne z najczęściej stosowanych przez firmy zajmujące się niszczeniem dokumentacji. Każda z nich jest w pełni bezpieczna, a dodatkowo zapewnia ochronę danych zawartych w papierach. Obecnie coraz większą popularność zdobywa technika bezpiecznych pojemników, która pozwala gromadzić zbędną dokumentację w siedzibie firmy tak, aby nikt nie miał do niej dostępu. Takie rozwiązanie jest zgodne z RODO i z innymi obowiązującymi przepisami. Metoda, jaka zostanie zastosowana w przypadku konkretnych dokumentów, stanowi przedmiot ustaleń pomiędzy firmą oferującą utylizację a klientem. Więcej na temat usług świadczonych w Łodzi można przeczytać na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/lodz/. Współpraca, ze względu na cykliczność powstawania dokumentów, najczęściej ma charakter długoterminowy. Istnieje jednak możliwość masowego niszczenia zalegających w archiwum papierów tak, aby uporządkować to miejsce.