Biznes

Porządki zgodne ze szczupłym zarządzaniem

Wiele firm dzień w dzień boryka się z chaotycznymi procesami i stratami wynikającymi, chociażby ze słabych standardów lub ich braku. Celem lean management jest walka z takimi  niedoskonałościami, które pojawiają się w firmach. Jak się okazuje, w firmach bardzo często brakuje porządku, co wpływa na długość trwania produkcji i procesów biurowych.  W artykule pokażemy, czym jest wywodząca się z Japonii metoda 5S, jakie korzyści niesie i co zrobić, aby ją wdrożyć. Zaczniemy jednak od krótkiego przedstawienia samej filozofii zarządzania, w której repertuarze poza 5S jest znacznie więcej narzędzi do walki z marnotrawstwem.

Czym jest lean management i komu się przyda?

Lean management, czyli szczupłe zarządzanie, to metoda, która pomaga firmom lepiej zarządzać zasobami i maksymalizować wartość dostarczaną klientom. Skupia się na eliminacji marnotrawstwa, optymalizacji procesów oraz budowaniu wartości na podstawie potrzeby klienta. To podejście znalazło zastosowanie w różnych branżach — od produkcji, przez usługi, po logistyki. Firmy, które ją wdrażają zazwyczaj zauważają wzrost wydajności, poprawę jakości produktów lub usług oraz zadowolenia klientów.

Jedną z najpopularniejszych technik stosowanych w ramach lean management jest metoda 5S. Prosta, ale skuteczna, może być wykorzystywana zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych firmach czy nawet w codziennym życiu. Jak działa i dlaczego warto ją stosować? Przekonajmy się!

Czym jest metoda 5S?

Metoda 5S to narzędzie organizacyjne wywodzące się z Japonii. Jej nazwa pochodzi od pięciu japońskich słów: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke. Każde z nich oznacza jeden z etapów organizacji pracy, który prowadzi do poprawy efektywności, ergonomii i bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Dzięki 5S można uporządkować swoje środowisko pracy, zmniejszyć ryzyko błędów i zoptymalizować procesy. Co więcej, metoda ta pozytywnie wpływa na zaangażowanie pracowników, ponieważ jasno definiuje zasady i cele.

Pięć kroków metody 

1. Seiri — Sortowanie

Pierwszy etap to sortowanie, czyli oddzielanie rzeczy potrzebnych od zbędnych. Celem jest usunięcie wszystkiego, co nie jest niezbędne do wykonywania pracy. W praktyce oznacza to przegląd wszystkich narzędzi, dokumentów i materiałów. Zadaj sobie pytanie: czy tego naprawdę potrzebuję? Jeśli nie, pozbądź się tego.

Efekt? Przestrzeń staje się bardziej przejrzysta i funkcjonalna. Pracownicy zyskują też więcej miejsca do pracy.

2. Seiton — Systematyka

Kolejnym krokiem jest systematyka, czyli ustalenie miejsc dla każdego przedmiotu. Narzędzia i materiały powinny mieć swoje stałe miejsce, aby można było je szybko znaleźć i użyć. Popularnym narzędziem w tej fazie są oznaczenia wizualne, np. etykiety, kolory czy tablice narzędziowe.

Dobrze zorganizowana przestrzeń pracy przekłada się na mniejsze straty czasu i wyższą produktywność. Każdy wie, gdzie znajduje się dany przedmiot i jak z niego korzystać.

3. Seiso — Sprzątanie

Regularne sprzątanie i dbanie o porządek to kluczowy element 5S. Seiso nie ogranicza się do jednorazowego sprzątania — chodzi o wprowadzenie nawyku utrzymywania czystości w miejscu pracy. Obejmuje to m.in. regularne przeglądy sprzętu, dbanie o czystość powierzchni roboczych i usuwanie potencjalnych zagrożeń, takich jak rozlane płyny czy niepotrzebne przedmioty.

Korzyści? W czystym i zadbanym środowisku pracuje się przyjemniej, a ryzyko wypadków jest znacznie mniejsze.

4. Seiketsu — Standaryzacja

Czwarty etap to standaryzacja, czyli tworzenie jasnych zasad i procedur utrzymania porządku. Ważne jest, aby wypracowane standardy były przestrzegane przez wszystkich pracowników. Standaryzacja może obejmować harmonogramy sprzątania, instrukcje obsługi narzędzi czy zasady przechowywania dokumentów.

Dobrze wdrożone standardy pomagają utrzymać porządek na długą metę i zapewniają spójność działań w całym zespole.

5. Shitsuke — Samodyscyplina

Ostatni krok to samodyscyplina, czyli budowanie nawyków i konsekwentne przestrzeganie zasad 5S. Kluczowe jest zaangażowanie wszystkich pracowników i regularne przypominanie o wartości metody. Shitsuke obejmuje szkolenia, spotkania motywacyjne oraz systemy monitorowania i oceny.

Efekt? Metoda 5S staje się naturalną częścią codziennej pracy, a jej korzyści są widoczne na co dzień.

Dlaczego warto stosować 5S?

Metoda 5S przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim poprawia organizację pracy, co przekłada się na wyższą produktywność i jakość. Dzięki lepszemu porządkowi i standaryzacji pracownicy mogą skupić się na tym, co najważniejsze, zamiast tracić czas na szukanie narzędzi czy dokumentów.

5S ma też pozytywny wpływ na bezpieczeństwo pracy. Utrzymywanie czystości i porządku zmniejsza ryzyko wypadków, a standaryzacja procesów pomaga uniknąć błędów.

Dodatkowo metoda ta wzmacnia kulturę organizacyjną. Pracownicy, którzy widzą efekty 5S, czują się bardziej zaangażowani i zmotywowani do dalszego doskonalenia procesów.

Jak zacznąć wdrażać 5S?

Wdrożenie 5S warto rozpocząć od szkolenia dla zespołu. Ważne, aby każdy pracownik rozumiał cel i zasady metody. Następnie można przejść do praktycznej implementacji, zaczynając od małych kroków, np. uporządkowania konkretnego obszaru biura lub hali produkcyjnej.

Regularne monitorowanie postępów i wprowadzanie ewentualnych poprawek to klucz do sukcesu. Pamiętaj, że metoda 5S to proces, a nie jednorazowe działanie. Im bardziej systematycznie będziesz ją stosować, tym lepsze osiągniesz efekty.

Podsumowanie

Metoda 5S to prosty, ale niezwykle skuteczny sposób na poprawę organizacji pracy i efektywności w firmie. Bez względu na branżę czy wielkość przedsiębiorstwa, jej zasady mogą przynieść realne korzyści — od wyższej produktywności, przez lepsze warunki pracy, po większe zaangażowanie zespołu. Spróbuj wprowadzić 5S w swojej firmie i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać!

koon
W przypadku artykułów sponsorowanych serwis koon.pl nie odpowiada za poprawność, kompletność ani jakość zamieszczonych informacji. Ewentualne szkody wynikające z ich użycia ponosi autor treści, do której prowadzi link, a nie właściciel strony.