Firmy coraz częściej zdają sobie sprawę, że organizacja eventów stanowi ważny element szerszej strategii marketingowej. Pozwala bowiem pozyskać nowych klientów, zbudować wizerunek specjalisty w branży i zwiększyć rozpoznawalność marki. Najciekawsze wydarzenia przygotowują profesjonaliści, którzy od lat działają w branży i znają najnowsze trendy. Wiedzą, jakie atrakcje obecnie są na topie i potrafią je wpleść w kreatywny scenariusz eventu. Sprawdź, jak zorganizować imprezę, która okaże się wielkim sukcesem!

Profesjonalna organizacja eventów, które uchodzą za sukces 

Brief 

Niezależnie od tego, czy pracujesz w agencji eventowej, czy działasz jako freelancer, musisz przygotować dobry brief. Wspomniany dokument pozwoli Ci sprecyzować cele, oczekiwania, potrzeby i budżet klienta. Im więcej szczegółowych informacji uzyskasz od zleceniodawcy, tym lepszy przygotujesz scenariusz imprezy. Unikniesz też potencjalnych nieporozumień. 

Określenie miejsca, czasu i atrakcji 

Organizacja eventów wymaga znalezienia właściwego miejsca. W niektórych przypadkach najważniejsza jest jego atrakcyjność wizualna, w innych zaś bardziej liczy się zaplecze techniczne. Należy również wybrać odpowiedni termin imprezy. Odradza się przygotowywanie wydarzeń tuż przed świętami, gdy potencjalni uczestnicy są bardziej zaabsorbowani innymi sprawami. Jako event manager musisz zadbać też o kwestie techniczne, w tym oświetlenie, nagłośnienie i efekty specjalne. Kluczową rolę odgrywa zapewnienie atrakcji dostosowanych do grupy docelowej. 

Kreatywny scenariusz imprezy 

Tworząc scenariusz imprezy, korzystaj z niewyczerpanych pokładów własnej kreatywności. Event powinien wyróżniać się na tle innych wydarzeń organizowanych przez konkurencję. Jednocześnie musisz mieć na uwadze cele klienta i pamiętać, że ogranicza Cię jego budżet. Nie każdy pomysł, nawet ten najciekawszy, da się zrealizować ze względów finansowych. 

Kosztorys wydarzenia 

Za sukces eventu odpowiada też dobry kosztorys. Ustal wstępnie cenę wynajmu sali i pozostałych usług, z których zamierzasz skorzystać. W celu uniknięcia nieprzyjemnych sytuacji zarezerwuj 20% budżetu na nieprzewidziane wydatki. 

Umowa z klientem 

Gdy klient zaakceptuje Twoją koncepcję wydarzenia i kosztorys, podpisz z nim umowę. W dokumencie zawrzyj wszystkie najważniejsze kwestie, aby je uregulować i uniknąć ewentualnych nieporozumień. Umowa powinna w równej mierze zabezpieczać interesy obu stron. Możesz w niej umieścić punkt dotyczący zaliczek na pokrycie kosztów wynajmu sali i cateringu. Dzięki temu zapisowi nie zamrozisz własnych pieniędzy. 

Organizacja eventu

Dobra organizacja eventów stanowi klucz do sukcesu. Zastanów się, co musisz zrobić i w jakiej kolejności. Nawiąż współpracę ze sprawdzonymi podwykonawcami, podpisz z nimi umowy i nadzoruj ich działania. 

Rozliczenie imprezy 

Na bieżąco zbieraj faktury i rachunki, aby na koniec rozliczyć event. Możesz też przygotować krótki raport, w którym wykażesz, w jaki sposób zrealizowałeś cele klienta. Wspomniany gest wpływa pozytywnie na wizerunek Twojej marki osobistej. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat profesjonalnej organizacji eventów, weź udział w kursie. Na szkolenie prowadzone przez praktyków, zapiszesz się, klikając w link: https://emtg.pl/.