O Krajowym Systemie e-Faktur wiemy, że najprawdopodobniej od stycznia 2024 roku stanie się obowiązkowy w naszym kraju. Przedsiębiorcy jednak już teraz mogą skorzystać z tej platformy i odbierać oraz wystawiać tzw. faktury ustrukturyzowane. Czy wdrożenie w firmie systemu KSeF to faktycznie korzystne rozwiązanie? Co to w ogóle jest i jak działa?

Z artykułu dowiesz się:

• Co to jest KSeF – Krajowy System e-Faktur?
• E-faktury KSeF – jakie są zalety korzystania z systemu?
• Czy Krajowy System e-Faktur jest trudny do wdrożenia?

Co to jest KSeF – Krajowy System e-Faktur?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym w ogóle jest Krajowy System e-Faktur. Ta platforma to de facto rządowy system teleinformatyczny, który zmienia model procesowania e-faktur – z tzw. modelu post-audit na model clearance. W jego ramach faktury powstają według narzuconej przez ministerstwo struktury, w jednolitym formacie (faktury KSeF XML) i według określonych parametrów technicznych. Ich poprawność jest sprawdzana na bieżąco – od razu po zgłoszeniu w systemie.

Tego typu rozwiązania funkcjonują już w niektórych krajach na świecie, np. we Włoszech. Obecnie zaś także Polska dąży do wdrożenia tego systemu. Od 2022 roku przedsiębiorcy mogą z niego skorzystać na zasadzie dobrowolności, rząd jednak chce wprowadzić to rozwiązanie jako obowiązkowe od stycznia 2024 roku (Komisja Europejska wydała decyzję derogacyjną, która zezwala na to naszemu krajowi). Czy warto wdrożyć aplikację KSeF już wcześniej, póki nie jest to obligatoryjne?

E-faktury KSeF – jakie są zalety korzystania z systemu?

Jak już wspomniano, przystąpienie do rządowej platformy KSeF wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zgodnych z wymogami technicznymi narzuconymi przez rząd. Pozwala to ujednolicić ich strukturę, co sprzyja przejrzystości całej dokumentacji. Krajowy System e-Faktur daje też możliwość przechowywania tych faktur – i to przez okres aż 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorcy korzystający z programu mogą więc zaoszczędzić na kosztach archiwizacji dokumentów. Co więcej, są oni zwolnieni z obowiązku ich przechowywania w formacie JPK, by w razie żądania instytucji podatkowej móc je przedstawić do wglądu.

To jednak nie wszystkie zalety korzystania z KSeF. Program ten pozwala m.in. również na wyjątkowo sprawne wystawianie faktur korygujących. Ponadto przedsiębiorcy, którzy wdrożą system w swojej firmie, mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT. Czas ten może się skrócić z 60 do nawet 40 dni (przy spełnieniu pewnych określonych przez rząd warunków). W świetle tych zalet wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w KSeF to korzystne rozwiązanie!

Czy Krajowy System e-Faktur jest trudny do wdrożenia?

Czytając o tych wszystkich korzyściach, możesz jednak zacząć się zastanawiać, czy z samym wdrożeniem tego systemu nie będzie problemu. Przedsiębiorcy w Polsce nie mają lekko – i dopóki nie muszą wdrażać pewnych zmian, nierzadko wolą nie zaczynać praco- i czasochłonnych procesów. Istnieje na szczęście szansa, by skorzystać ze wszystkich zalet Krajowego Systemu e-Faktur, a jednocześnie nie zawracać sobie głowy szczegółowymi technikaliami i wymogami.

Takim rozwiązaniem może być dołączenie do Comarch EDI. Jest to platforma, która umożliwia m.in. wymianę e-dokumentów z partnerami biznesowymi i jest zintegrowana z KSeF. Staje się więc niejako pośrednikiem między Tobą a rządowym systemem. Platforma Comarch EDI sama zadba o to, by Twoje faktury ustrukturyzowane były prawidłowo sporządzone – według rządowych wymogów. Jeśli Twoi kontrahenci mają też własne wymagania co do informacji umieszczanych na fakturze, program umożliwi Ci dokonanie także walidacji biznesowej.

Comarch EDI pozwala wystawiać i odbierać faktury KSeF, a także je archiwizować (wraz z ich UPO, podglądem historii oraz numerem identyfikującym przyznawanym przez KSeF). Ma więc wszystkie te funkcje, które posiada rządowa platforma – ale dodatkowo w pełni zdejmuje z Ciebie obowiązki związane z obiegiem tej dokumentacji, nadawaniem jej odpowiedniej formy etc. Jest to więc rozwiązanie, które pozwala Ci czerpać wszelkie profity z tego innowacyjnego programu, a jednocześnie uniknąć dodatkowych obciążeń. Wygląda więc na to, że dołączenie do Comarch EDI oraz wdrożenie KSeF to opcja win-win. Dowiedz się więcej na ten temat – poznaj system KSeF w pytaniach i odpowiedziach.